直接答案：提交样品申请前，不要把“样品”“打样”和“交期确认”当成同一件事。样品是买家希望查看或使用的实物；打样是围绕某一版本进行的准备、制作与核实过程；交期确认则应单独记录当前版本的信息是否齐全，以及是否仍需内部核实。一个需求可以同时出现“样品用途已确认、打样资料待补、交期待核实”的状态。
表中的“已确认”仅表示该项已有明确记录，不代表整项申请已经完成。只要关键字段仍有待补或待核实内容，就应保留对应状态，不应从样品或打样状态直接推定交期状态。
申请前确认表：把三类状态拆开记录
| 确认项 | 已确认 | 买家需提供 | 内部需核实 | 当前版本／下一动作 |
|---|---|---|---|---|
| 产品／型号 | 产品名称、型号、图片或识别信息 | 本次申请对应的具体款式或变体 | 能否匹配内部资料或历史记录 | 标注已匹配或待匹配，并记录跟进人 |
| 规格或图纸版本 | 文件名、修订标识、已说明的关键要求 | 最新文件及变更说明 | 文件是否与本次型号一致、信息是否可用 | 锁定当前版本；有冲突时列出待确认点 |
| 样品用途 | 展示、装配验证、功能观察或其他用途 | 实际使用场景与重点关注项 | 用途与当前版本是否对应 | 将用途写入申请说明，不用笼统描述 |
| 数量 | 各型号或变体的已知数量 | 分款、分色或分规格的数量明细 | 记录是否完整、是否有重复项 | 按型号拆分，避免只写总数 |
| 材质／工艺 | 已明确的材质、颜色、表面或结构描述 | 可接受范围、参考物或未定项 | 描述是否能对应当前版本 | 将未定项标为待补，不混入已确认项 |
| 验收点 | 外观、尺寸、配合或功能等优先关注点 | 比较依据、优先级和可接受边界 | 验收点能否追溯到型号与版本 | 把验收点写成可逐项核对的描述 |
| 包装／寄送信息 | 收件国家或地区、地址、联系人、包装备注、标签文本 | 完整且可使用的收件资料 | 资料是否完整、包装备注是否与样品用途一致 | 缺项单列补充，不以口头信息替代记录 |
| 交期确认状态 | 当前版本与已知前提已被记录 | 尚未答复的变更点或限制条件 | 当前资料是否具备继续核实的条件 | 标为“待核实”或“继续核实”，不由样品状态自动推定 |
| 当前版本／下一动作 | 已记录的版本号、状态和责任人 | 需补充的信息与确认方式 | 需由谁核对、核对哪一项 | 每次更新保留版本与下一步动作 |
3 个实操步骤
- 一项申请配一张确认卡。先按产品或型号拆分，再填写版本、用途、数量与验收点，避免多个变体混在同一段说明中。
- 每一项只选一个当前状态。使用“已确认、买家待补、内部待核实”三类标记；若信息互相矛盾，先标为待确认，不要自行合并。
- 发送前输出一页摘要。摘要只保留当前版本、已确认内容、待补内容和下一动作。多型号需求可参考买家产品信息矩阵；需整理英文资料时，可按英文产品资料清单逐项核对。
常见问题
买家只提供图片，能否视为产品已确认？
图片可作为识别线索，但型号、规格或图纸版本仍应单独记录。无法对应当前版本时，应标为待匹配。
样品用途已写清，是否代表打样状态已确认？
不代表。用途说明回答“为什么需要样品”，打样状态仍取决于版本、材质工艺和内部核实项是否明确。
什么时候可以更新交期确认状态？
应以当前版本的完整记录和内部核实结果为依据。只要仍有买家待补或内部待核实项，就保持相应状态，不从样品申请本身推断结果。
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