直接答案：先确认寄来的样品要解决什么报价问题、允许做哪些评估、是否需要返还及由谁收回。收到后把实物与询盘编号对应，记录数量和可见状态；未经确认，不把“来样报价”理解为可以拆解、破坏测试或公开展示。
寄出前，先让买家知道工厂准备怎样使用样品
请买家说明样品是用于识别外观、了解结构，还是需要进一步评估某项生产条件。工厂应根据实际能力回复可以做什么、还缺什么资料；需要另行确认的检测、拆解或加工，不应在收样后才告知买家。
同时确认接收部门、联系人、样品清单、是否带配件及附带资料。运费、保管时长、评估费用、返还时间和方式均按双方实际约定，不在模板里预填成免费或固定时效。
一张收样卡，要能连接聊天记录与实际物品
| 记录区 | 建议写清的内容 |
|---|---|
| 来源与身份 | 对应询盘、寄件方、样品名称或临时编号，避免把快递单号当产品型号 |
| 接收状态 | 收到时间、数量、配件与包装情况、外观照片及发现的异常 |
| 允许的工作 | 已确认的评估用途、不能自行开展的操作、尚待同意的项目 |
| 流转与去向 | 当前保管人、借用或移交时间、评估结束后的返还或其他约定 |
照片只记录收到时可见的情况，不据此断言样品全部功能正常。发现破损、数量不符或来历无法对应时，先向相关人员核对并留存原始情况，避免一边评估一边补写收样记录。
评估结论与样品状态分成两条记录
- 产品判断单独写。已能确认的资料、还需图纸或技术核对的项目分别列出；拥有一个实物不代表所有材料、性能和制造条件已经清楚。
- 物品流转逐次写。样品交给另一个部门时保留接收人，不只记录“已交技术”。
- 改变状态前再次确认。如拟开展会影响样品外观或完整性的工作，先说明目的、影响和所需同意，不从原始寄样行为推定许可。
- 结束时核对去向。返还前对应原样品和配件，确认收件信息，保留发送及接收沟通；客户同意留样的，记录用途和后续安排。
客户没有说要不要寄回，可以一直留着吗？
不要按沉默自行判断。主动确认返还、继续保管或其他处理方式，并由负责人员按约定执行。样品涉及特殊存储、安全或合规要求时，先判断是否具备接收条件，本清单不提供具体物品处置方法。
工厂接到来样报价需求时，可把线上沟通和线下样品记录接在一起。可查看1688代运营服务，或通过联系页面说明现有资料与问题。具体服务内容以双方实际确认为准。
作者：繁星电子商务内容编辑团队｜整理日期：2026年11月3日。本文为通用协作建议，不是客户案例、平台规则或经营结果承诺。返回运营知识中心